Cách thức chuẩn bị phỏng vấn vị trí trợ lý từ xa - Weekly updating (số 03)
Ông bà ta đã có câu: "Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng."
Khi Quỳnh Thy ngồi xuống viết những dòng này để cập nhật cuộc sống đến bạn đọc, mình vừa tham gia ứng tuyển và phỏng vấn một công việc trợ lý từ xa.
Chưa rõ kết quả sẽ như thế nào, mình được đậu hay không, nhưng mình có niềm tin mãnh liệt rằng mình sẽ ổn thôi.
Nếu đậu thì mình vui, mình sẽ đi trên một hành trình mới, biết và trau dồi thêm nhiều điều mới. Nếu không thì cũng không sao. Mình sẽ vui cho người tuyển dụng ấy đã chọn được một bạn phù hợp.
Còn về phần mình, mình sẽ nghĩ rằng cơ hội ấy chưa dành cho mình, cánh cửa này đóng lại thì hằng hà xa số cánh cửa khác sẽ mở ra thôi. Mình không tiếc nuối hay buồn bã gì nhiều vì ít nhất mình đã cho phép bản thân được thử.
Mình sẽ chuẩn bị sẵn sàng cho những cơ hội tiếp theo sẽ đến. Đây là tư duy mà mình luôn xây dựng cho bản thân, cũng như truyền tải xuyên suốt trong những nội dung mình tạo.
Trong lúc ngóng chờ kết quả, mình nảy ra ý tưởng sẽ viết về cách mình chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn, hay rộng hơn là cách mình ứng tuyển cho những job online, freelance đồng hành lâu dài. Cụ thể hơn là công việc trợ lý từ xa (Virtual Assistant).
Nếu bạn quan tâm đến chủ đề này, hãy tiếp tục cùng mình nhé!
Cách thức chuẩn bị cho buổi phỏng vấn job freelance
Trên đây chính là quy trình cũng như các bí quyết cá nhân của mình muốn chia sẻ và tiết lộ đến bạn đọc của Quỳnh Thy về cách thức mình chuẩn bị cho buổi phỏng vấn job freelance cho các cơ hội mà mình tham gia:
1. Nghiên cứu và phân tích JD và nhà tuyển dụng
Ông bà ta đã có câu:
Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng.
Việc đầu tiên mình chuẩn bị trước khi bước vào buổi phỏng vấn chính là nghiên cứu và phân tích bản mô tả công việc (Job Description) cũng như người sếp, đội nhóm mình làm việc cùng.
Cách mình phân tích:
Tìm đọc các kênh mạng xã hội, website… mà nhà tuyển dụng đang hoạt động: Xem xem họ sản xuất và đăng tải những nội dung gì? (Điều này có thể giúp chúng ta hiểu thêm phần nào về con người, cá tính, giá trị, hành trình làm việc và phát triển của họ)
Viết ra những câu hỏi: Mình sẽ phân tích JD xem ở đâu mình chưa hiểu, chưa được rõ ràng mà mình muốn đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng để làm rõ hơn? Điều này thể hiện bạn là một người nghiêm túc, có sự chủ động tìm hiểu và mong muốn tham gia vào công việc.
2. Chuẩn bị tinh thần cho buổi phỏng vấn
Đối với những bạn mới, ổn định tinh thần là điều cực kỳ quan trọng. Các bạn rất dễ dàng có trong mình những nỗi tự ti thầm kín, từ đó tinh thần bị xáo động, mất bình tĩnh, v.v
Một năm trước, mình đã từng như thế. Thậm chí, mình còn bật khóc trước mặt nhà tuyển dụng cơ mà. Một năm sau, khi viết những dòng này, vừa bước ra khỏi một buổi phỏng vấn, mình đã có thể ngồi đây tự tin với cách mình thể hiện cho nhà tuyển dụng vừa rồi, cũng như chia sẻ đến các bạn các mẹo như sau:
Ở trong một không gian phù hợp: Đâu là không gian mà bạn thấy thoải mái và tiện nghi để tham gia buổi phỏng vấn một cách trọn vẹn? Hãy chuẩn bị sẵn sàng để đi đến nơi đó. Với mình là ở các quán cafe. Bản thân mình đã đi trải nghiệm và tìm kiếm khá nhiều quán cafe chuyên làm việc phù hợp tại thành phố mình sống. Nên chỉ cần có buổi meeting thì mình sẽ biết rõ mình cần đi đến quán nào là phù hợp với mình. Còn bạn thì sao?
Đảm bảo các đường kết nối, các thiết bị công nghệ đầy đủ, ổn định, sử dụng mượt mà: Bạn chỉ có khoảng 30p-1h để phỏng vấn, trò chuyện và tìm hiểu sâu hơn về nhà tuyển dụng. Cả bạn và nhà tuyển dụng sẽ không muốn xảy ra những sự cố gây cản trở như mất tiếng, sóng wifi yếu, laptop hết pin … Bản thân bạn sẽ phải kiểm soát những gì nằm trong sự kiểm soát của bạn và giảm thiểu rủi ro nhiều nhất, để bạn tập trung vào hoàn thành buổi phỏng vấn.
Nghe bản nhạc nâng cao tinh thần: Trước buổi phỏng vấn khoảng 10-15p, mình thường mở những bài nhạc sôi động để up mood của mình lên. Bạn thử xem sao, có thể nó cũng hiệu quả với bạn đó!
Tâm thế không có gì để mất, không tỏ ra tuyệt vọng: Khi chưa có nhiều kinh nghiệm hay trải nghiệm làm việc, chúng ta sẽ mang trong mình rất nhiều nỗi tự ti. Thậm chí là tỏa ra cảm giác tuyệt vọng (desperate). Hãy tưởng tượng một người nào đó theo đuổi bạn với tâm thế all-in một cách tuyệt vọng, dai dẳng, không có lựa chọn nào khác, bạn có muốn đồng ý họ hay không?
Hiểu được câu chuyện như vậy, trong buổi phỏng vấn vừa rồi, mình trong tâm thế không có gì để mất, mình không tỏ ra tuyệt vọng. Ngược lại, mình tự tin với năng lực mình có, những giá trị mình có thể trao đi. Nó toát ra từ cách mình giao tiếp, cách mình tư duy, cách mình thể hiện trong ngôn ngữ cơ thể…
3. Thấu hiểu chính mình
Trong buổi phỏng vấn vừa rồi, mình nhận được rất nhiều câu hỏi liên quan đến bản thân mình. Mình nghĩ, nếu mình mơ hồ về chính mình, thì chắc chắn sẽ không thể trả lời trôi chảy, rõ ràng và logic được. Vì vậy, theo mình, việc thấu hiểu bản thân cũng chính là một trong những yếu tố quan trọng có thể quyết định khả năng đậu job của bạn.
Bạn sẽ phải
Hiểu bản thân mong muốn apply vào vị trí này để làm gì? Bạn muốn nhận được điều gì khi tham gia vào công việc này?
Đâu là những giá trị cốt lõi cá nhân bạn theo đuổi?
Đâu là những nguyên tắc làm việc của bạn?
Khả năng bạn đáp ứng được công việc so với JD đang ở mức độ như thế nào? (thấp hơn JD yêu cầu, vừa sức, hoàn toàn có thể làm tốt và đáp ứng nhiều hơn JD yêu cầu)
Giá trị của bạn là gì? Giới hạn của bạn trong mối quan hệ, công việc là như thế nào? (Thấp hơn JD, vừa sức, hoàn toàn có thể đáp ứng nhiều hơn JD yêu cầu)
Nhà tuyển dụng có thể kỳ vọng điều gì khi đồng hành cùng bạn? Hay nói cách khác, họ sẽ nhận được những giá trị gì? …
Để thấu hiểu hơn về bản thân, hãy nhận ngay bộ 16 câu hỏi chiêm nghiệm để trở thành phiên bản tốt hơn của chính bạn!
4. Sự phù hợp về giá trị
Theo quan sát của mình, với đặc thù công việc của một người trợ lý cá nhân, nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm một bạn trợ lý có khả năng đồng hành lâu dài. Để đạt được yêu cầu ấy, cả nhà tuyển dụng và bạn trợ lý ấy sẽ phải phù hợp hay thậm chí là trùng khớp với nhau trong những nguyên tắc cá nhân, nguyên tắc làm việc, giá trị cốt lõi, định hướng phát triển,…
Để xây dựng sự tự tin khi đi ứng tuyển công việc, bản thân mình luôn trong tâm thế rằng:
Không chỉ mình cần nhà tuyển dụng, mà nhà tuyển dụng cũng cần mình
Sếp được chọn mình, thì mình cũng có quyền được chọn sếp
Chúng mình là mối quan hệ đôi bên cùng có lợi win-win
Vì thế, ngoài việc nhà tuyển dụng đặt câu hỏi cho mình, mình sẽ luôn đặt ra những câu hỏi ngược lại đến nhà tuyển dụng để thấu hiểu thêm đôi bên có cùng những hệ giá trị hay không?
Ví dụ:
Nguyên tắc làm việc của anh/chị là gì?
Anh/ chị đã từng có trợ lý trước hay chưa? Nếu có thì điều gì ở bạn ấy khiến anh/chị chưa hài lòng?
Đâu là yếu tố anh/chị yêu cầu và tìm kiếm ở 1 bạn trợ lý cá nhân?…
5. Viết thư cảm ơn
Đây là mẹo mình thấy ai cũng nói, nhưng không quá nhiều bạn làm theo. Cá nhân mình làm điều này không chỉ là để “gây ấn tượng phút 90”, mà còn thể hiện sự tôn trọng, trân trọng thật sự khi được kết nối và gặp gỡ nhà tuyển dụng ấy cho dù mình được đậu hay không.
Vì vậy, sau buổi phỏng vấn, chúng ta nên chuẩn bị và gửi đi một bức thư cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian cân nhắc CV của chúng ta, cũng như dành thời gian cho buổi phỏng vấn vừa rồi.
Một lời cảm ơn thật sự chẳng mất gì nhiều, thay vào đó lại “được” rất nhiều. Vậy nên, bạn đừng quên gửi đi một bức thư cảm ơn thật chỉn chu và chân thành nhé!
Lời cuối
Update: Khi ngồi biên tập lại bản tin lần này trước khi đăng bài, mình đã nhận được tin mình đậu job rồi! Nên những chia sẻ của mình sẽ là lời minh chứng khá rõ ràng cho những hiểu biết và năng lực của mình.
Sắp tới đây, mình sẽ khởi tạo một Guidebook: Cẩm nang giúp bạn ứng tuyển thành công vị trí trợ lý cá nhân (Có trả phí). Bạn có quan tâm hay không hãy để lại một lượt vote cho Thy biết nhé. Mình cảm ơn bạn. Hẹn gặp bạn ở bản tin tuần tới!
Tham khảo thêm
Đọc thêm: Người trẻ không có kinh nghiệm thì cạnh tranh bằng cách nào?
Xem thêm: NHẬT KÝ APPLY JOB VIRTUAL ASSISTANT l MÌNH ĐẬU HAY RỚT? l KHÔNG HỌC ĐẠI HỌC THÌ LÀM GÌ? [VLOG 01]