Hướng dẫn đầy đủ cách thức để tối ưu hiệu suất làm việc

Sẽ không có kết quả nào diễn ra nếu như mỗi ngày bạn không thật sự ứng dụng, thực hành và cải thiện.

Sep 26, 2023

Bạn luôn mất tập trung khi học tập, làm việc?
Bạn không hoàn thành một ngày trọn vẹn như bạn kỳ vọng?
Bạn cảm thấy bản thân mặc dù đã cố gắng nhưng vẫn chưa thể đạt được năng suất cao nhất?

Nếu những ví dụ trên mô tả bạn, đây đích thị là bài viết mà bạn cần đọc. Bài viết này sẽ là một hướng dẫn đầy đủ các cách thức và phương pháp giúp bạn gia tăng hiệu suất làm việc và có một ngày thật đủ đầy như mục tiêu bản thân đã đề ra.

I. Mình định nghĩa ngày thành công là như thế nào?

Trong một video của vlogger mình yêu thích - Elliot Choy, anh ấy có nói rằng:

“Nếu mục tiêu lớn của bạn là điều gì (thí dụ như: sống một cuộc đời hạnh phúc), vậy thì mỗi ngày bạn cần thực hiện nó (sống hạnh phúc thì) khi nhìn lại bạn sẽ cảm thấy bản thân đã đạt được mong muốn”.

Tương tự, nếu bạn mong muốn năm nay bạn sẽ nỗ lực đạt được mục tiêu nào đó, vậy thì mỗi ngày hãy cặm cụi xây đắp từng viên gạch một thật trọn vẹn.

1. Lập To-do list

Bạn hãy dành ra khoảng 5 phút lại và hình dung ngày mai của bạn sẽ diễn ra như thế nào, ghi chú các công việc cần làm. Có thể là bằng giấy, vở, bằng thiết bị điện tử…

Với mình, mình luôn dành ra 5-10p trước khi đi ngủ để viết ra các đầu mục cần làm vào ngày hôm sau trong một quyển vở riêng để ghi chú và lập to-do list.

Một nhược điểm là khi lên một list kế hoạch như vậy, bạn sẽ dễ dàng sa vào bẫy đánh giá quá cao những điều bạn có thể thực hiện được trong một ngày. Mình cũng như vậy, rất nhiều lần mình không thực hiện hết những gì mình đã ghi ra, nhưng tin tốt là, mình đã thực hiện hầu như gần hết những điều cần phải làm nhất nhờ biết đặt thứ tự ưu tiên. Và như thế đã là một thành công với mình rồi.

2. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Sau khi đã có danh sách công việc cần làm, hãy đặt thứ tự ưu tiên cho nó. Bởi vì không phải công việc nào cũng quan trọng tương đương như nhau.

Ô 1: Khẩn cấp và quan trọng (Ưu tiên nhất)
Ô 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp (Lên kế hoạch cho thời gian sau)
Ô 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng (Ủy quyền)
Không khẩn cấp và không quan trọng (Loại bỏ)

Việc áp dụng Ma trận quản lý thời gian Eisenhower sẽ phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng. Từ đó giúp bạn biết nên dành sự tập trung và ưu tiên cho công việc nào trước nhất.

3. Gia tăng sự tập trung

Đến đây, chúng ta đã biết cần ưu tiên giải quyết những công việc cụ thể nào. Nhưng để giải quyết chúng, rất cần đến sự tập trung cao độ và tốt hơn nữa là đi vào trạng thái flow (*).

Chú thích (*): Trạng thái flow là một trạng thái tinh thần mà trong đó cá nhân hoàn toàn tập trung vào một hoạt động đang diễn ra, đến mức hoàn toàn quên đi những suy nghĩ và cảm xúc khác. Trong trạng thái flow, cá nhân cảm thấy tràn đầy năng lượng, hứng thú và thỏa mãn.

Có đa dạng cách thức để gia tăng sự tập trung, dưới đây là một số phương pháp đã giúp mình đạt được trạng thái tập trung cao độ nhất:

Loại bỏ triệt để tác động từ bên ngoài:

Tắt thông báo điện thoại: Chúng ta rất dễ bị sao nhãng với tiếng chuông thông báo đến từ điện thoại. Chỉ cần điện thoại “ting” lên một phát thôi, chưa cần nói đến công đoạn bạn cầm lên và kiểm tra rồi trôi dạt, kéo theo đó rất nhiều phút mất tập trung, mà chính âm thanh đó đã vô tình làm ngắt quãng đi trạng thái flow của bạn.
Âm thanh xung quanh: Nhiều người thì nghe tiếng ồn trắng, người thì sẽ xem đồng thời các video “Study with me”, người thì chẳng cần nghe gì, cần yên tĩnh tuyệt đối, mình thì sẽ mở các bài nhạc chill chill sẽ hiệu quả với mình nhất.
Phương pháp Pomodoro - quả cà chua:

Theo nghiên cứu, sự tập trung của con người sẽ giảm dần theo thời gian. Vì vậy không phải cứ ngồi học/ làm nhiều thì sẽ hiệu quả (chart 1). Hãy thử ứng dụng phương pháp Pomodoro để tối ưu sự tập trung luôn đạt mức cao tuyệt đối (chart 2).

Biểu đồ sự tập trung của con người theo thời gian

Cách thức hoạt động của phương pháp Pomodoro:

Chọn một nhiệm vụ để tập trung.
Bắt đầu đồng hồ bấm giờ trong 25 phút.
Tập trung làm việc vào nhiệm vụ đó trong suốt thời gian 25 phút.
Khi đồng hồ bấm giờ hết, hãy nghỉ ngơi 5 phút.
Sau 4 lần pomodoro, hãy nghỉ ngơi dài hơn 15-30 phút.

(Lưu ý: Có rất nhiều biến thể của Pomodoro)

“Outsources” cho công cụ ghi nhớ thay mình: Theo nghiên cứu, một ngày con người chúng ta có khoảng 10 ngàn - 60 ngàn ý nghĩ vẩn vơ thoáng qua. Trong số đó là những đầu mục công việc cần làm hoặc những ý tưởng quan trọng. Thay vì ghi nhớ thủ công thì mình lựa chọn cách “ủy thác” cho công cụ ghi nhớ thay. Vì thế bên cạnh mình luôn có 1 quyển vở take-note, vở nháp, ứng dụng notes, notion hay gg sheet để ghi chú và hệ thống các đầu việc cần thực hiện. Từ đó giúp mình nhẹ đầu hơn, chừa chỗ trống để suy nghĩ những điều quan trọng và vĩ mô hơn.
Ở trong không gian phù hợp: Đó có thể là thư viện, lớp học, phòng của bạn, nhà của bạn, quán cafe… Hãy đến bất cứ đâu khiến bạn cảm thấy thoải mái nhất để tập trung hoàn thành công việc.
Sử dụng các ứng dụng, công cụ bổ trợ:
- Notion: Chị Minh Châu - chounsomethings - đồng đội của mình trong The Next Creator team hay gọi vui mình là “Master Notion”. Có lẽ vì mình quá thành thạo và yêu thích sử dụng nó. Ứng dụng này giống như bộ não thứ hai của mình. Nơi mình hệ thống tất cả các thông tin học tập và làm việc của mình.
- Notes: Đây là một ứng dụng ghi chú trên điện thoại. Nơi mình lưu trữ nhanh các ý nghĩ mình có khi không tiện có những công cụ khác.
- Focus-Todo: Đây là ứng dụng trên điện thoại vừa tích hợp 3 phương pháp mình vừa giới thiệu ở trên: To-do list, đặt thứ tự ưu tiên, Pomodoro. Cá nhân Thy đã và đang sử dụng và cảm thấy nó phù hợp và hiệu quả với nhu cầu của mình.
- Google Sheet: Có những thông tin buộc mình cần phải sử dụng bảng để hệ thống thông tin và hoạt động cùng các đồng đội, các cộng sự… Vì thế Google Sheet sẽ là một công cụ cực kỳ tối ưu cho nhu cầu này.
- Google Calendar: Đây cũng là trợ thủ đắc lực của mình trong việc thông báo, nhắc nhớ các cuộc họp mình có, giúp mình nhìn tổng quan được bức tranh một ngày, một tháng…sẽ có công việc nào cần làm trong thời gian nào. Mình thấy nhiều người sử dụng công cụ này cùng phương pháp Time-Blocking nữa, bạn thử ứng dụng xem sao?
- Vở giấy: Nói gì thì nói, giấy, vở và hình thức viết tay vẫn luôn là một cách thức tối ưu để ghi chú, tự phản tư và ghi nhớ sâu vào trong bộ não. Vì vậy, cho dù có sử dụng đa dạng công cụ, ứng dụng nào, đến cuối ngày hoặc xuyên suốt ngày mình vẫn đan xen sử dụng giấy vở để ghi chú.

Quan trọng nhất là tác động từ bên trong:

Ngừng tìm kiếm động lực từ một ai khác. Không một ai có thể truyền động lực cho bạn mãi nếu nó không xuất phát từ bên trong bản thân bạn.

Bản thân mình đã từng nghe rất nhiều video truyền động lực, đọc hàng ngàn quotes truyền động lực, thậm chí có một playlist nhạc để hype up - boost khí thế bản thân lên… đến mức muốn “bội thực” nội dung truyền động lực.

Mình nhận ra là, nó có hiệu quả tức thì đấy, nhưng không bền vững và duy trì mạnh mẽ bằng chính bên trong mình luôn âm ỉ rực cháy, mong muốn đạt được điều gì, muốn làm điều gì và chiến đấu cho mục tiêu của mình.

Có thể liên hệ đến việc học tập, người ngoài có thể chỉ bảo, khuyến khích hay thậm chí ép buộc bạn phải học tập và trở nên cực kỳ giỏi ở lĩnh vực nào đó. Nhưng nó sẽ không hiệu quả bằng việc bản thân bạn muốn học bằng tất cả sự tò mò mà bạn có cho lĩnh vực đó.

Vì vậy Thy cho rằng tác động từ bên trong rất quan trọng. Nếu bạn thực sự muốn làm việc đó, bạn thấy nó là khẩn cấp và quan trọng, bạn cho đó là sự ưu tiên… Tự thân bạn sẽ chủ động dành thời gian, đầu tư năng lượng và tâm huyết để làm việc này.

III. Động cơ giúp xe chạy - Thói quen

Bạn có thể dễ dàng bắt gặp rất nhiều phương pháp gia tăng năng suất, làm việc hiệu quả ngoài kia. Tuy nhiên, không phải cái nào cũng phù hợp với bạn. Thậm chí những gì mình chia sẻ ở trên nó hiệu quả với mình, nhưng không có nghĩa là nó sẽ hiệu quả với bạn.

Vì vậy, bản thân bạn cần phải thử nghiệm một thời gian. Nếu thấy hiệu quả thì tiếp tục ứng dụng, nếu không hiệu quả thì sửa đổi hoặc đổi mới nó. Chính mình cũng vậy thôi, mình đã mất kha khá nhiều năm để có thể đúc kết được một số phương pháp mình chia sẻ như trên.

Sau khi đã tìm ra phương pháp hiệu quả cho riêng mình, quan trọng hơn hết là có sự kỷ luật để xây dựng một thói quen (routine) cho chính bạn.

Nếu phương pháp là chiếc xe, thì thói quen chính là động cơ!

Giống như khi tập một môn thể thao vậy: Bạn có thầy giáo có tâm, có bộ đồ thể thao đẹp, có giày thể thao xịn, có không gian luyện tập thoải mái, tiện nghi… tất cả chỉ là công cụ, là phương pháp. Điều giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu có cơ thể khỏe khoắn hơn, trở nên thành thục hơn không nằm ở những điều mình liệt kê ở trên, mà chính nhờ sự kỷ luật và đều đặn tập luyện, vượt qua gian nan, thử thách để chinh phục bộ môn đó.

Vì vậy, sẽ không có kết quả nào diễn ra nếu như mỗi ngày bạn không ứng dụng, thực hành và cải thiện. Tạo thành thói quen và không ngừng cải tiến nó.

IV. Lời cuối

Vậy bạn hình dung một ngày thành công của bạn sẽ diễn ra như thế nào? Và bạn dự định sẽ có hành động cụ thể gì để đạt được một ngày trọn vẹn ấy? Comment ở dưới chia sẻ với Quỳnh Thy nhé! Hi vọng bạn thấy những chia sẻ vừa rồi của mình là hữu ích, hẹn gặp lại bạn ở những bản tin tiếp theo.

Quỳnh Thy